Mycket jobb för att få bra schema på Ica Maxi

Med öppettider från sex på morgonen till elva på kvällen alla veckans dagar krävs det både mycket personal och bra planering för att få verksamheten att gå runt. Stormarknaden, ett stenkast från E18 och inte långt från centrala Västerås, har runt 200 butiksmedarbetare.

Att få ihop bemanningsplanering och schemaläggning så att det funkar för alla tar mycket av Handelsklubbens tid.  

– Det är ett konstant arbete. Tidigare hade vi egentligen inte någon direkt bemanningsplanering så som det ska vara enligt kollektivavtalet. Men vi krävde det med stöd av Handels ombudsman, och nu fungerar det mycket bättre, säger Henrik Tallbacka, som är vice ordförande i Handelsklubben. 

Fack och arbetsgivare i samråd

Själv jobbar Henrik på kolonial sedan flera år tillbaka. Där jobbar de flesta heltid, till skillnad från i kassan där deltiderna är långt fler än heltiderna. Det är inte något som är unikt för just Ica Maxi Hälla, så ser det ut i en stor del av handeln.

Öppettider och behovet av personal vid olika tider, dagar och helger är ett par av de saker som ska vara med när fack och arbetsgivare diskuterar bemanningen. Det sker i ett så kallat samråd, där man kartlägger behoven och hur det kan omsättas till antal anställda och timmar på schemat. Hur det ska gå till finns beskrivet i kollektivavtalet, i det här fallet detaljhandelsavtalet.

– Vi går igenom de olika parametrarna tillsammans med arbetsgivaren. Då finns också personalens önskemål med, som till exempel lediga dagar eller att man inte vill jobba så många sena kvällar, säger Henrik Tallbacka. 

Rätt att önska lediga dagar

I kollektivavtalet står det att fast anställda har möjlighet att önska fem dagar inför nästa år, då de inte vill bli schemalagda. Det kan till exempel handla om att en förälder firar en jämn födelsedag eller att ett barn tar studenten. 

Man får också lämna önskemål om hur man kan jobba på helger och kvällar. Om det finns familjeskäl, till exempel att man har små barn eller är förälder på deltid, så väger det i regel tyngre än andra orsaker. 

– Men det blir ofta diskussioner om hur man ska prioritera, vems behov som väger tyngst. Är det den som ska spela en golfturnering eller den som ska fira en födelsedag på samma dag? Det får vår arbetsgivare avgöra, men måste argumentera för varför, säger Henrik Tallbacka. 

På arbetsgivarsidan är det bland andra Ulrika Stenvi, administrativ chef, och Annice Hevsund, personaladministratör, som jobbar med bemanningsplaneringen. Både Ulrika och Annice har jobbat länge i butiken och känner verksamheten väl. De tycker att processen och samarbetet med Handelsklubben funkar bra. 

”Vad är ett rättvist schema?”

– Vi går igenom helger och öppettider och hur det ser ut på de olika avdelningarna. Och försöker tillgodose de önskemål som finns. Har man heltid så är det ganska tajt i schemat, även om vi följer avtalet. Sedan har vi väl en del oskrivna regler, som att de som har barn som tar studenten går före och får ledigt. Eller att den som jobbar jul får ledigt nyår, till exempel, säger Annice Hevsund.  

– Men det är klart att det är mycket att ta hänsyn till. I grunden har vi en tillräcklig bemanning, men vid sjukdom och storhelger kan det bli svårt att tillgodose allas önskemål. Och vad är ett rättvist schema? Det är inte alltid lätt att avgöra, men vi samråder med fackklubben, säger Ulrika Stenvi. 

Önskemål senast 30 september

Så här års närmar sig det magiska datumet då önskemålen ska vara inne – deadline är satt till den 30 september.

– Vi i klubben påminner alla så att de ska komma ihåg. Det är många som tycker att det är jättesvårt att veta hur de vill jobba nästa år, det känns långt fram i tiden. Men de flesta lämnar ändå in sina önskemål i tid, säger Henrik Tallbacka.

Ute i butiken står Emma Karlsson med en vagn med laktosfria mjölkprodukter som ska in i kylen. Hon är 19 år och har ganska nyss fått heltid på mejeri. Hon är nöjd med sitt schema, men känner inte till att det går att lämna önskemål om lediga dagar.

– Men nu i höst ska jag dansa på tisdagkvällar. Egentligen skulle jag stänga varannan tisdag, men då önskade jag att inte bli schemalagd då och fick som jag ville och stänger en annan kväll i stället. 

Lite längre bort håller Fadi Chabo just på att fylla en hylla med vacuumpackad fläskytterfilé. Han jobbar snabbt och måste strax in och lägga en beställning. Han har jobbat på Ica Maxi Hälla i sex år och är också nöjd med schemat. 

– Det funkar bra, inte något krångel. Men jag har inte heller några särskilda önskemål, inga barn och inte någon tjej heller, haha, säger han. 

”Mycket mertid ska ge fler timmar på kontrakt”

Henrik Tallbacka tycker att bemanningsplaneringen och samrådet med arbetsgivaren funkar hyggligt på arbetsplatsen. Men det finns saker som han tycker behöver förbättras. 

– Vi försöker vara väldigt noga med mertiderna. Många deltidare jobbar ofta mer än de ska göra. Om de till exempel jobbar tio timmar mer per vecka så måste man bevaka det, om det är för mycket mertid så ska de få fler timmar på kontrakten, säger han och fortsätter: 

– Visst har vi en bemanningsplanering, men det är lite olika hur bra de följer den. I våras var det tufft, det gick sämre för butiken och arbetsgivaren skar ner på timmarna. Då blir det jobbigare för de som jobbar – det påverkar arbetsmiljön på ett dåligt sätt.